Fragen & Antworten – Tipps & Erfahrungen
zum HSchG
Kritische Vorbemerkung
Machen wir das Beste aus der Situation
Im Februar 2023 wurde das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) kundgemacht.
Leider sind die gesetzlichen Vorgaben für Whistleblowing in Österreich unnötig kompliziert und teilweise unklar ausgefallen. Zudem widersprechen manche Vorgaben internationalen Standards und Best Practices.
Diese Website bietet ein paar grundlegende Informationen zum Thema, ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder Gewähr für die Richtigkeit. Manche Aspekte stellen wir bewusst vereinfacht dar, damit das Ziel der Informationsbereitstellung nicht der Komplexität zum Opfer fällt.
Wir werden die Inhalte laufend erweitern.
Eine professionelle Beratung kann die Seite nicht ersetzten, aber wir wollen etwas Klarheit schaffen. Denn Whistleblowing ist eine Möglichkeit Integrität in der Gesellschaft zu fördern.
Hinweisgeber*innen können künftig auch direkt bei externen Meldestellen Unterstützung bekommen. Details dazu sind noch nicht bekannt.
Feedback ist willkommen. Fehler und Unklarheiten bitte auch an michael.nuster@inecos.eu schreiben.
"Das österreichische HSchG ist leider sehr kompliziert und unklar gestaltet. Das führt sowohl bei potenziellen Hinweisgeber*innen als auch bei den Organisationen, die eine Meldestelle betreiben müssen, zu erhöhtem Aufwand und zu Unsicherheiten. Jetzt sind kluge Lösungen gefragt, um die Schwächen des Gesetzes sinnvoll auszugleichen."
Informationen für Hinweisgeber*innen
Informationen für Hinweisgeber*innen
3 wichtige Tipps für Whistleblower*innen
01
Gesetzlicher Schutz
Der Schutz des HSchG gilt nur in engen Grenzen.
02
Willst Du Anonymität wahren?
Vorsicht mit Daten, die Deine Identität offenlegen können.
03
An die passende Stelle melden?
Intern oder extern melden oder veröffentlichen?
Fragen und Antworten
Vom HSchG sind geschützt
- Personen die Informationen über Rechtsverletzungen im Rahmen angestrebter, laufender oder früherer beruflicher Verbindung erlangt haben,
- Personen, die Hinweisgeber*innen bei der Hinweisgebung unterstützen (z. B. Betriebsrät*innen, Kolleg*innen),
- Personen im Umkreis der hinweisgebenden Person, die, ohne die Hinweisgebung zu unterstützen, von nachteiligen Folgen der Hinweisgebung wie Vergeltungsmaßnahmen betroffen sein können (z. B. Verwandte),
- juristische Personen zur Gänze oder teilweise im Eigentum der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers oder für die die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber arbeitet oder mit denen sie oder er in einem beruflichen Zusammenhang anderweitig in Verbindung steht.
Der Schutz des HSchG gilt nur in den dort angeführten Bereichen. Das sind:
- Öffentliches Auftragswesen,
- Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Produktsicherheit und -konformität,
- Verkehrssicherheit,
- Umweltschutz,
- Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
- öffentliche Gesundheit,
- Verbraucherschutz,
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
- Amtsmissbrauch und Korruption gem. §§ 302 bis 309 StGB.
Sowie
- Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU (z. B. Art. 325 AEUV),
- Verletzungen von Binnenmarktvorschriften im Sinne von Art. 26 Abs. 2 AEUV, sowie für Verletzungen von Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen und Verletzungen von Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.
Du bist vom HSchG nur geschützt, wenn du bei Abgabe des Hinweises hinreichende Gründe für die Annahme hast, dass dein Hinweis auf eine Rechtsverletzung wahr ist und in den persönlichen und sachlichen Geltungsbereich des HSchG fällt.
Dein Unternehmen kann den sachlichen Anwendungsbereich des Whistleblowing Systems über den Geltungsbereich des HSchG erweitern, allerdings nicht den Geltungsbereich des HSchG (weil das HSchG ein beschlossenes Gesetz ist).
Außerhalb des HSchG gelten die unternehmensspezifischen Regeln. Erkundige dich bei der zuständigen Stelle in deinem Unternehmen, wie das bei euch geregelt ist.
Ein Hinweis kann auch Informationen umfassen, denen zufolge eine Rechtsverletzung erst erfolgen wird (§ 5 Z 4 HSchG). Geschützt ist die hinweisgebende Person, wenn sie aufgrund der ihr verfügbaren Informationen hinreichende Gründe hat anzunehmen, dass die Rechtsverletzung erfolgen wird.
Erkundige Dich, welche Möglichkeiten dein Unternehmen bietet, um Hinweise intern abzugeben. Es kann sich dabei um ein Webportal handeln, ein E-Mail-Postfach, eine Telefon-Hotline und / oder um eine physische Adresse.
Nutze den richtigen Kanal, damit dein Hinweis korrekt behandelt werden kann.
Wenn deine Organisation keine interne Meldestelle bietet oder du dich nicht an die interne Stelle wenden willst, kannst du dich an eine externe Meldestelle wenden.
Wenn du deine Meldung abgegeben hast, solltest du eine Bestätigung des Eingangs innerhalb von 7 Tagen erhalten. Die interne Meldestelle sollte deinen Hinweis vertraulich, unparteilich und unvoreingenommen untersuchen und dich in weiterer Folge binnen 3 Monaten über Folgemaßnahmen informieren bzw. aus welchen Gründen der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.
Abhängig vom Sachverhalt und deiner Meldung kann es gut sein, dass dich die interne Meldestelle um weitere Informationen ersucht, sofern du Kontaktmöglichkeiten eingeräumt hast.
Das HSchG enthält keine Pflicht, anonyme Meldungen zu ermöglichen, steht anonymen Hinweisen aber auch nicht entgegen. Das bedeutet, dass du anonym melden darfst. Entweder bietet dein Unternehmen dafür ausgelegte Meldekanäle oder du bemühst dich selbst um deine Anonymität.
Wenn dir deine Anonymität wichtig ist, achte darauf, dass durch übermittelte Informationen, insbesondere bei digitalen Dokumenten, deine Identität nicht offengelegt wird. Stichwort Metadaten.
Informationen für interne Meldestellen
3 wichtige Tipps für interne Meldestellen
01
Vertrauen verdienen
Bemühen Sie sich aktiv um interne Hinweise – durch gut gestaltete und kommunizierte interne Meldestellen und durch die professionelle Bearbeitung von Hinweisen.
02
Kompetenz sicherstellen
Hinweise müssen professionell behandelt werden. Stellen Sie Vertraulichkeit und Objektivität sicher. Dokumentieren Sie Maßnahmen angemessen.
03
Prozesse gestalten
Sorgen Sie für schlanke und klare Prozesse und dokumentieren Sie diese. Wenn ein Hinweis eingeht, muss oft rasch gehandelt werden.
Die Verletzung der Vertraulichkeit ist mit Strafe und Schadenersatz bedroht. Sorgen Sie für sichere Meldekanäle und Prozesse.
Fragen und Antworten
- Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen eine Möglichkeit für Whistleblowing schaffen.
- Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten treten die Bestimmungen zur internen Meldestelle mit 17.12.2023 in Kraft.
- Zudem sind Unternehmen aus bestimmten kritischen Branchen, unabhängig von ihrer Größe, verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten, beispielsweise aus dem Finanzsektor. Das gilt wiederum nicht für Einzelunternehmer.
Achtung: Der Begriff „Unternehmen“ wird vom HSchG sehr weit gefasst. Auch Vereine fallen beispielsweise darunter.
Der Geltungsbereich des HSchG ist sehr eingeschränkt. Prüfen Sie, ob Sie aufgrund von freiwilligen Selbstverpflichtungen einen weiteren Anwendungsbereich anbieten müssen. Etwa aufgrund von Verträgen und Compliance-Erklärungen gegenüber wichtigen Kund*innen oder aufgrund von Zertifizierungen.
Zudem wird es aus internen Gründen sinnvoll sein, den Scope Ihres HGS auszudehnen, damit alle relevanten Verstöße gemeldet werden.
Achtung: Außerhalb des HSchG gelten andere Rahmenbedingungen, beispielweise beim Arbeitsrecht und beim Datenschutz.
Das HSchG schreibt nicht verpflichtend die Implementierung eines webbasierten Systems vor. Gleichzeitig ist festzuhalten, dass es vielfach empfehlenswert ist, ein spezialisiertes System zu nutzen, um Vertraulichkeit, Dokumentation und Erreichbarkeit sicherzustellen.
- Web-Lösungen bieten zudem Möglichkeiten zur Unterstützung von Whistleblower*innen, durch anonyme Kommunikationsmöglichkeiten und strukturierte Aufnahme bzw. Abfrage der Informationen.
- Für die interne Stelle bieten manche Lösungen Funktionen, um Hinweise strukturiert und sicher zu erfassen, zu bearbeiten, zu dokumentieren und zu archivieren.
Tipp: Beachten Sie unbedingt die Zugangsrechte und Vertraulichkeitsverpflichtungen der Systemadministrator*innen, egal ob Sie ein E-Mail-Postfach nutzen wollen oder eine spezifische Lösung.
- Ihre interne Stelle steht in Konkurrenz zu externen behördlichen Meldestellen und der Möglichkeit der Veröffentlichung.
- Verstöße gegen das HSchG sind mit Strafe bedroht und können zu Schadenersatz führen.
- Sorgen Sie für angemessene Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Prozesse.
- Sorgen Sie für Vertrauen und Vertraulichkeit.
- Communication is king!
- Ist für die Meldung das HSchG anwendbar? Fällt der Hinweis in den persönlichen und sachlichen Geltungsbereich?
- Interne Prozesse einhalten.
- Rasch eine erste Prüfung durchführen. Erscheint die Meldung ehrlich und plausibel?
- Feedback- und Informations-Fristen beachten.
- Folgemaßnahmen vertraulich und professionell einleiten.
Angemessene Dokumentation sicherstellen.
Anonyme Meldungen sollten behandelt werden. Also entgegengenommen und plausibilisiert werden.
Es kann gute Gründe geben, warum eine hinweisgebende Person ihre Identität schützen will.
Und Meldungen von anonymen Whistleblower*innen können wichtige Informationen enthalten.
#integrityrocks
Stakeholder schätzen Integrität
Ethics & Compliance sind wesentlche Elemente funktionierenden Nachhaltigkeitsmanagements, auch als ESG oder CSR bekannt.
Ein Compliance Management System samt angemessenen Whistleblowing-Kanälen und Prozessen unterstützt Sie, bei Ihren Bemühungen Integrität zu gewährleisten.
Handeln Sie pro-aktiv und bleiben Sie im Driver Seat!
"Die Einführung einer internen Meldestelle ist eine gute Gelegenheit strukturiert und pro-aktiv Ethics & Compliance zu fördern. Nutzen Sie diese Gelegenheit und führen Sie ein CMS ein.”
Im LinkedIn-Artikel „Compliance Management & Hinweisgebersysteme – Zwei, die zusammengehören“ beschreiben wir, warum Sie die neuen Anforderungen als Chance betrachten sollten.
Praktische Tipps von Dr. Michael Nuster zu Planung, Implentierung und Betrieb von Hinweisgebersystemen finden Sie auch in den Standardwerken Hinweisgebersysteme im C.F. Müller Verlag und im Handbuch Corporate Compliance bei Manz.
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Disclaimer
Diese Inhalte dieser Website dienen lediglich der Erstinformation und können eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung ist ausgeschlossen. Das gilt auch für die Infos im inecos YouTube-Kanal. Alle diese Informationen dienen dazu, Integrität zu fördern, weil #integrityrocks.